„Besser. Zusammen. Arbeiten.“ Das Motto des Unternehmens nimmt schon vorweg, wofür Meister steht: innovative Produktivitätstools, die das Arbeiten in Teams strukturieren und auf allen Ebenen vereinfachen sollen. Die „Meister Suite“, die aus drei Programmen besteht, deckt dabei alle wichtigen Stationen des Arbeits­prozesses ab und begleitet ihren Nutzer von der ersten Brainstorming-Einheit mit Kollegen über die konkrete Zuteilung von Tasks bis hin zur Fertigstellung eines Projekts. All das bietet das Unternehmen in schlanken und smarten Apps, die größten Wert auf Übersichtlichkeit und intuitive Benutzung legen. Den Kunden scheint’s zu gefallen, denn mittlerweile hat Meister bereits 25 Millionen Nutzer. Das Unternehmen hat Standorte in Wien, München und Seattle; eine Nieder­lassung in Berlin soll demnächst folgen.

Anlässlich des 15-Jahr-Jubiläums kann Meister 2021 also auf eine erfolgreiche Zeit zurück­blicken. Michael Hollauf und Till Vollmer arbeiteten schon vor Meister zusammen im gleichen Unternehmen und betreuten als Berater Kundenprojekte. Die erste Produktidee für „MindMeister“ entstand, als für die Strukturierung der eigenen Projekte Mindmaps verwendet wurden, die allesamt grobe Schwächen aufwiesen: Die Programme waren teuer, man konnte Dateien meist nur als PDF oder als Screenshot weiterschicken. Der Kunde musste sich also, wenn er die Dokumente weiterbearbeiten ­wollte, eine weitere teure Lizenz zulegen.

Der Zugang, Textverarbeitung im Browser anzubieten, war damals noch neu und relativ unbekannt. Google übernahm 2006 die Online-Textverarbeitung Writely, der Trend zu webbasierten Lösungen war damit schon ein wenig vorgezeichnet. „Wir haben damals auf das richtige Pferd gesetzt“, sagt Hollauf heute. „Nicht Java oder Flash, sondern native ­Browsertechnologien waren der Weg in die Zukunft.“ Somit war die Idee ­geboren, eine eigene Mindmap-­Lösung für Browser anzubieten, die Anschaffung teurer Software für den Kunden fiel damit weg.

„Wir haben das gleich am ­Anfang gut hinbekommen, trotz der Herausforderungen der damaligen Browser“, so Hollauf. Die erste Version war schnell online verfügbar, innerhalb der ersten Woche hatte man bereits 1.000 User; kurz darauf wurde auch die 10.000-Nutzer-Marke geknackt. Hollauf: „Die Resonanz war stark, uns war sehr schnell klar, dass hinter der Idee viel Potenzial steckt. Das Projektgeschäft, unser bisheriger Beruf, war zwar schön und gut, doch Till und ich wussten, dass wir diesen neuen Weg nun weitergehen wollten.“

Der Firmenname ­entwickelte sich aus dem Namen des ersten Produkts „MindMeister“. Man wollte eine Verbindung zwischen ­Englisch als Lingua franca und Deutsch schlagen, um auf die Wurzeln der Firma hinzu­weisen. Anfangs längere Zeit noch unter dem Namen MeisterLabs bekannt, fiel der zweite Teil dann irgendwann weg, erklärt Hollauf. „Gerade im englischsprachigen Raum nannte man uns immer Meister. Das Wort ist dort auch bekannt und über die Sprachgrenzen hinaus ein Begriff. ‚Labs‘ ließen wir dann mit der Zeit fallen – Meister ist klarer und geradliniger.“

Im Jahr 2008 beteiligte sich dann ein Angel Investor im ­Rahmen einer Finanzierungsrunde am Unternehmen, im Jahr darauf war Meister bereits profitabel – und ist es bis zum heutigen Tag, wie Hollauf stolz festhält. Auf weitere finanzielle Zuschüsse hat man bis zum heurigen Sommer verzichtet, nun soll aber der nächste Wachstumsschub erfolgen: Der norwegische Wachstumsfinanzierer Verdane investierte 44 Millionen € in Meister, die Zeichen stehen auf Expansion und eine rasante Ver­größerung des Teams. Aktuell besteht es aus 130 Mitarbeitern, die sich auf die Standorte Wien, München und Seattle aufteilen. Das Büro in Wien ist im Moment das mit Abstand größte, an einem weiteren Ableger in Berlin wird gerade gearbeitet.

„Die Vergrößerung des Teams ist im Augenblick eines unserer Hauptanliegen. Wir wollen uns in allen Bereichen verstärken“, erklärt Chief Commercial Officer (CCO) Patrick Prokesch. Zu diesem Zweck sollen im nächsten Jahr etwa 50 bis 100 Mitarbeiter hinzukommen, vor allem im DACH-Raum, jedoch auch im restlichen Europa. Prokesch: „Wir bauen selbst Tools, die das ortsunabhängige Arbeiten erleichtern, daher sind wir beim Standort natürlich flexibel. Wir suchen aktuell überall nach Talenten; das Arbeiten im Remote-Modus ist natürlich genauso möglich.“ Auch der US-Standort in Seattle soll deutlich aufgewertet werden.

Michael Hollauf
...studierte an der Technischen Universität Graz. Er war mehrere Jahre in Managementrollen bei Codemart und Hyperwave tätig. 2006 gründete er gemeinsam mit Till Vollmer Meister und ist seitdem CEO.

Patrick Prokesch
...studierte an der Wirtschaftsuniversität Wien, der Copenhagen Business School und der University of Western Australia. Er war von 2015 bis 2021 im Advisory Board

Seit der Gründung 2006 steht Hollauf gemeinsam mit Till Vollmer an der Spitze des Unternehmens. Patrick Prokesch kam im November 2021 an Bord – das Unternehmen kennt er aber schon länger, denn Prokesch war bereits mehrere Jahre lang Mitglied des Advisory Boards von Meister. Seine neue Aufgabe umfasst das Zusammenführen der Produktseite mit der kommerziellen Seite. Prokesch fungiert somit als Verbindung zwischen den Departments – gemeinsam mit Hollauf und Vollmer bildet er die Führungsriege bei Meister.

„Der Markt hat sich bisher ­wirklich gut entwickelt“, zieht Hollauf Zwischenbilanz. „2006 gab es den Begriff SaaS (Software as a Service, Anm.) noch nicht – heute gehören Browser-Apps zu den größten Softwareplattformen.“ Meister pflegt aus diesem Grund auch eine starke Produktpartnerschaft mit Microsoft und ist Premiumpartner von Google.

Allein im letzten Jahr konnte man pandemiebedingt in puncto Remote Work und Digitalisierung einen Entwicklungssprung von fünf Jahren erleben, analysiert Prokesch. Die Dimensionen des Markts seien riesig – und Meister darin gut positioniert. Man sieht sich in der Poleposition, um der führende Anbieter von Produkti­vitätssoftware in Europa zu werden. Etwa 700.000 neue User melden sich pro Monat weltweit für die Produkte von Meister an, der Zustrom findet großteils über organische Kanäle statt. „Nicht alle davon benutzen dann unser Bezahlmodell, aber etwa 90 % der Kunden sind so zufrieden, dass sie innerhalb von 30 Tagen konvertieren. Das ist schon beachtlich“, so Prokesch.

Laut dem CCO liegt der globale Markt für Produktivitätssoftware im „mittleren zweistelligen Milliarden­bereich“. Allein zehn Milliarden € davon entfallen auf Europa. Das Potenzial ist groß: Aktuell sind nur etwa 10 % der Unternehmen mit Softwarelösungen wie jenen von Meister ausgestattet. Prokesch: „Bei den anderen steht die Entscheidung noch an. Es ist eine Frage der Zeit, bis hier immer mehr dazustoßen.“ Man sei jedenfalls vorbereitet und baue das Angebot laufend aus. Die Herkunft sei dabei ein Vorteil: „Made in Austria, made in Germany, made in Europe – das ist hoch angesehen in der Branche. Wir sind definitiv auf Augenhöhe mit Firmen aus dem Silicon Valley“, sagt Prokesch. Dennoch habe man noch viel zu lernen und entwickle sich ständig weiter. „Wir sind bei 10 % unserer Reise, 90 % liegen noch vor uns. Natürlich haben wir auch noch viel zu lernen – das macht die Reise so spannend“, sagt der CCO.

Die User der Software­lösungen von Meister sind Privatpersonen genauso wie Großunternehmen. Die Programme werden mittels eines „Freemium“-Modells angeboten, in ihrer Basisausstattung sind die Anwendungen also gratis und zeitlich unlimitiert nutzbar. Die Vollversion von MindMeister gibt es ab 4,99 € pro Monat, MeisterTask ab 8,25 € und MeisterNote ab 5,99 € pro Monat. Das Bundle bestehend aus MindMeister und MeisterTask ist ab 11,55 € pro Monat im Pro-Abo sowie im Business-Abo ab 23,30 € pro Monat erhältlich.

Sollte der Kunde dann mit dem Produkt zufrieden sein und einen zusätzlichen Funktionsumfang benötigen, ist dieser über Abo-Modelle verfügbar, die es sowohl für einzelne Programme als auch für die gesamte Suite gibt. „Dieses Modell hat sich als neuer Standard etabliert. Es ist ideal, da es dem Kunden erlaubt, zu testen und unser Angebot für seine Zwecke einzusetzen. Für uns liefert das auch wertvolles Feedback“, erklärt Prokesch. Ist der Kunde dann von der Qualität überzeugt und möchte mehr vom Funktionsumfang nutzen, kann er ein Abo abschließen. „In vielen Fällen merken die Anwender, dass sie das Programm gerne auch für ihre Kollegen und Mitarbeiter hätten, da man so gemeinsam sehr effizient arbeiten kann. Wir gehen diesen Weg des Product-Lead-Growth und wollen die Kunden nicht mit Marketing in die Nutzung drängen, sondern sie vielmehr von den Produkten überzeugen.“

Die Programm-Suite von Meister besteht aus drei Säulen. MeisterTask ist laut Hollauf das Herzstück: Hier passiert die tägliche Arbeit, hier sind alle Aufgaben zu finden, die aus den anderen Produkten ankommen und darauf warten, abgearbeitet zu werden. MeisterTask soll dabei helfen, den Überblick zu wahren, und den User von der Konzeption bis zur Fertigstellung begleiten. Die eigens geschaffenen Boards unterstützen dabei, den Workflow zu digitalisieren, dabei aber auch stets einen klaren Blick auf den Projektfortschritt zu haben. „MeisterTask ist jener Teil der Suite, in den man in der Früh schaut und dann genau sieht, was zu tun ist und welches Projekt wie weit fortgeschritten ist. Hier wird der Prozess von A bis Z durchlaufen“, so der Gründer.

Die entsprechenden Tasks kommen aus dem zweiten Teil der Suite, MindMeister. Hollauf: „Hier passiert das Brainstorming. MindMeister hilft dabei, aus unstrukturiertem Ideensammeln einen Prozess entstehen zu lassen und einzelne Tasks zu identifizieren, die dann in MeisterTask weiterwandern können.“ Mit der Anordnung kann hier beliebig und je nach Geschmack experimentiert werden; so können etwa unbegrenzt viele Unter-Elemente erstellt, Farbcodes verwendet oder Anhänge wie Medien eingefügt werden. Das Mindmapping mittels MindMeister ist eine effektive Technik, die eigenen Gedanken festzuhalten, zu strukturieren und für andere sichtbar zu machen.

MeisterNote ist schließlich der dritte und jüngste Teil der Programm-Suite von Meister. Anders als bei MindMeister geht es hier um struk­turierte, lineare Dokumente wie beispielsweise Handbücher, aus denen ebenfalls Tasks hervorgehen können. Vor allem Wissensmanagement, Projektdokumentation oder Meeting-Management sind Bereiche, für die MeisterNote maßgeschneidert ist.

Die Technologie, die Nutzerschnittstelle und die intuitive Bedienoberfläche seien das Neueste, das es in dem Bereich aktuell gibt, betont Prokesch. „Das differenziert uns am Markt. Unsere Produkte sind nicht überladen, 99 % der Benutzer nehmen nie ein Training von uns in Anspruch und können die Software sofort einsetzen.“ Hier spielt auch das Design eine zentrale Rolle, weiß Hollauf: „Die Inhalte sollen intuitiv sein und auch das Auge erfreuen. Gerade bei Mindmaps oder Note möchten wir die Inhalte zur Geltung bringen. Bei einer Präsentation macht es zum Beispiel einen Unterschied, wie sie designt ist. Das Auge isst mit.“

Die Elemente der Suite sollen stetig weiter vertieft und noch stärker zusammengeschweißt werden, so Hollauf. „MeisterNote ist noch ganz neu, hier gibt es noch sehr viel Potenzial. Auch MindMeister wurde gerade wieder aktualisiert. Hier gibt es viele Ideen und Möglichkeiten für neue Features wie etwa die Integration von künstlicher Intelligenz. Der kurz- bis mittelfristige Fokus liegt klar auf dem Ausbau der bisherigen Suite.“

Auch die Integration zwischen den Produkten soll weiter verbessert werden, ergänzt Prokesch. Darüber hinaus werden Partnerschaften mit anderen Anbietern verstärkt: „Einerseits wollen wir die Kooperationen mit Unternehmen wie Google, Microsoft, Adobe und Dropbox weiter vertiefen, wir wollen uns aber auch für kleinere Partner öffnen. Die Demokratisierung von Software ist für uns ein wichtiges Thema. Wir wollen kein Elite-Tool sein und von Unternehmen genauso genutzt werden können wie von Schülern und Studenten.“

Text: Silvan Mortazavi
Fotos: Meister
Titelbild: V. li. n. re.: CEO Michael Hollauf, CCO Patrick Prokesch und Managing Director Till Vollmer.

Diese Advoice erschien in unserer Ausgabe 10–21 zum Thema „30 Under 30“.