Im Jahr 2022 publizierten die Ver­einten Nationen (UN) ihren zwölften „E-Government Survey“, einen Bericht darüber, wie gut die UN-Mitgliedsstaaten neue Technologien anwenden. Das können etwa Apps sein, über die Bürger Dokumente einreichen können, oder der Umgang mit Bürgerdaten. Der DACH-Raum schneidet gut ab: Österreich, die Schweiz und Deutschland sind auf den Plätzen 20, 22 und 23, alle drei Länder fallen in die zweitbeste Gruppe. Die Bundeshauptstädte waren noch stärker: Berlin landete auf Platz eins im Ranking für regionales E-­Government, Zürich und Wien auf den Plätzen 15 und 18.

Trotzdem ist noch Luft nach oben – gemessen daran, wie wenige Bürger die digitalen Angebote der öffentlichen Verwaltung nutzen, liegt der DACH-Raum im Ranking über­raschend weit vorne. Laut dem ­„eGovernment Monitor 2023“ der Ini­tiative D21, einem deutschen Verein für die digitale Gesellschaft, haben 2023 nur 56 % der Deutschen E-Government-Angebote genutzt. In der Schweiz waren es 60 % und in Österreich 70 % der Bevölkerung.

Auf die öffentliche Verwaltung kommen große Herausforderungen zu: Laut demselben Bericht könnten der öffentlichen Verwaltung in den drei Ländern bis 2030 eine Million Arbeitskräfte fehlen – und technologische Entwicklungen stehen nicht still. „Die Bürger erwarten heute moderne, digitale Dienstleistungen, die einfach, schnell und effizient sind“, sagt Matthias Wodniok. Er ist Vorstandsmitglied der Fabasoft AG und Geschäftsführer weiterer Unternehmen der Fabasoft Gruppe, darunter der Fabasoft Deutschland GmbH. „Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Behörden laufend in neue Technologien investieren“, so Wodniok. Dazu kommt eine steigende Anzahl von Cyberattacken.

Die Produkte der Fabasoft setzen genau da an. Mit der Fabasoft eGov-Suite ist das Linzer Unternehmen bereits Marktführer in der digi­talen Aktenverwaltung im deutschsprachigen Raum. Das Ökosystem – das verschiedene Softwareprodukte umfasst – bietet „additive, perfekt aufeinander abgestimmte Solutions“ für die öffentliche Ver­waltung, so Wodniok.

Insbesondere „Done! on Fabasoft eGov“ ermöglicht die „intelligente Automatisierung von manuellen, repetitiven Prozessen“, sagt er. Das schafft die Software regelbasiert mithilfe von maschinellem Lernen und KI. Wodniok zieht als Beispiel die Beantragung einer Förderung für eine Photovoltaikanlage heran: Für diese müssen Bürger bestimmte Formulare ausfüllen und Dokumente einreichen – etwa die Rechnungen für das Projekt oder einen Nachweis der Zählpunktnummer für die Stromspeicherung. Done! klassifiziert automatisch die Dokumente, extrahiert relevante Informationen und überprüft, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Wodniok: „Das bedeutet eine vollständige Automatisierung des Antragsprozesses vom Eingang der Dokumente bis hin zur Genehmigung.“

Das wirkt dem Fachkräfte­mangel in der öffentlichen Verwaltung gleich doppelt entgegen: Erstens entlastet die Automatisierung langwieriger Prozesse die Mitarbeitenden, zweitens steigert der Wegfall manueller, wiederkehrender Tätig­keiten die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber.

Done! erhöht auch die IT-Sicherheit der Institutionen: Die Software greift nur auf Dokumente zu, die sich bereits in der Fabasoft eGov-Suite befinden und gibt sie nicht an Dritte weiter. Jeder Schritt, den Done! erledigt, wird lückenlos dokumentiert. So sind auch alle Prozesse trans­parent und nachvollziehbar.

Außerdem basiert Done! auf der bei Fabasoft etablierten Cloud-Native-Architektur. Diese „sorgt durch klar abgegrenzte Netzwerkfreischaltungen für Services und deren Speicherung in mehreren Instanzen für Sicherheit vor Cyberbedrohungen“, so Wodniok. Das heißt: Wird eine Behörde von Hackern angegriffen, kann sie schnell einzelne Bausteine der Software austauschen oder aktualisieren und den Schaden minimieren bzw. verhindern. Zudem ergibt sich durch die Datenspeicherung in verschiedenen Rechenzentren eine höhere Widerstandsfähigkeit gegenüber Cyberattacken. Durch diese Architektur lassen sich auch neue Funktionen oder Solutions schneller bereitstellen.

Done! on Fabasoft eGov lässt sich einfach implementieren: Managt eine Behörde ihre digitalen Dokumente bereits auf Basis der Fabasoft eGov-Suite, kann sie das Tool, so Wodniok, „von heute auf morgen einsetzen“. Die Regeln für die Automatisierung können ohne Programmierkenntnisse erstellt werden: Mithilfe von KI können Nutzer die Regeln in natürlicher Sprache beschreiben, Done! übernimmt den Rest. „Dieser niederschwellige Zugang ist uns sehr wichtig, um mit geringem Aufwand die Verwaltungsangestellten zu entlasten“, so Wodniok. Ist es implementiert, lernt Done! durch Nutzerfeedback ständig dazu und verbessert so laufend die Qualität der Vorschläge.

Mit Solutions wie Done! möchte Fabasoft die digitalen Angebote der öffentlichen Verwaltung besser und sicherer machen. Das soll nicht nur gegen den Fachkräftemangel helfen, sondern auch das Vertrauen der Bevölkerung in das E-Government erhöhen. Wodniok fasst es zusammen: „Viele Behörden sind bei der digitalen Transformation schon sehr weit gekommen. Dennoch handelt es sich dabei um einen fortlaufenden Prozess, vor allem in Bezug auf Automatisierung und künstliche Intelligenz. Fabasoft treibt den Fortschritt laufend voran und entwickelt neue Funktionen und Produkte – für eine innovative Verwaltung der Zukunft.“

Matthias Wodniok ist seit Juli 2022 Vorstandsmitglied der Fabasoft AG und seit 2016 Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland. Er fing im Jahr 2000 an, für das Softwareunternehmen zu arbeiten, damals als Head of Professional Services Germany.

Foto: Fabasoft