In Europa herrscht in allen Branchen Fachkräftemangel, doch in der öffentlichen Verwaltung ist dieser in der DACH-Region besonders akut. Im Gegensatz zu privaten Unternehmen scheint es hier aufgrund der bestehenden Regulierungen und des noch „altmodischen“ Images ungleich schwieriger, Fachkräfte anzuwerben. In der Schweiz sollen im Jahr 2030 rund 30.000 Mitarbeitende in diesem Sektor fehlen, also ein Viertel des insgesamt erforderlichen ­Personals, zeigt eine Studie von PwC mit dem Smart Government Lab der Universität St. Gallen. Eine Methode, den Fachkräfte­mangel zu lindern, so die Autoren der Studie, wären Effizienzsteigerungen durch den Einsatz neuer Technologien wie etwa künstlicher Intelligenz (KI).

Das Schweizer Unternehmen 4teamwork setzt genau dort an. 2003 von Pascal Habegger mitbegründet bietet 4teamwork Software für die ­öffentliche Verwaltung und Privatunternehmen an. 2011 erfolgte der Launch von OneGov GEVER, das die elektronische Aktenführung in Kantonen, Gemeinden und verwaltungsnahen Organisationen ermöglicht. Elf Jahre später, im Jahr 2022, ging Habegger mit Fabasoft, in Österreich und Deutschland Marktführer in der Digitalisierung der öffent­lichen Verwaltung, eine strategische Partnerschaft ein. „Für mich war klar, dass ich einen starken Partner brauche, um mein Unternehmen und meine Produkte technologisch, funktional und auch vertriebsmäßig auf die nächste Stufe zu bringen“, so Hab­egger, der zu dem Zeitpunkt der ­alleinige Eigentümer von ­4teamwork war, zu seinen Motiven. Diese Partnerschaft trägt bereits ­Früchte: Im März dieses Jahres brachte Habegger – nach ­Fabasoft Boards im ­August 2023 – eine, wie er sagt, „komplett neue Generation“ von ­OneGov GEVER auf den Markt.

Diese läuft im Fabasoft ­PROCECO Ökosystem (PROCECO steht für Process Ecosystem) auf Basis der Fabasoft PROCECO Cloud. Das leistungsstarke Ökosystem vereint verschiedene Softwareprodukte für dokumentenintensive Geschäftsprozesse in einer sogenannten Cloud-Native-Architektur. Dadurch profitieren Kunden unter anderem von einer hohen Betriebsstabilität, einer einfachen Wartung sowie einem besseren Schutz vor ­Cyberattacken. Durch die gemeinsame Benutzeroberfläche und die zahlreichen Basisfunktionalitäten des Fabasoft PROCECO ­Ökosystems können die Entrepreneure der ­Fabasoft-Gruppe schneller neue Produkte entwickeln und auf den Markt bringen. Darüber hinaus lassen sich alle PROCECO Solutions einfach kombinieren: „Die einzelnen Solutions sind perfekt aufeinander abgestimmt“, so Habegger.

Insbesondere die zukünftigen KI-Funktionalitäten der Fabasoft PROCECO Cloud ermöglichen die Beschleunigung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, weshalb Habegger diese verstärkt nutzen und auch an der Entwicklung neuer Features mitwirken möchte. Auch wenn 4teamwork in diesem Bereich „noch in der Umsetzungsphase der ersten KI-Use-Cases“ steht, verspricht sich der Geschäftsführer viel von der Au­to­matisierung von Geschäftsprozessen und generativer KI. Habegger: „Mit solchen KI-Funktionen können User von OneGov GEVER enorm an Effizienz gewinnen.“

Die technologische Basis für die intelligenten Funktionen ­bilden die KI-Fähigkeiten des Linzer Unternehmens Mindbreeze, welches ebenso Teil der Fabasoft-Gruppe ist. Die Möglichkeiten reichen hier von KI-­basierter Posteingangsklassifizierung und automatisierter Weiterleitung bis hin zum Generieren von Antworten auf Basis existierender Unternehmensinformationen aus relevanten Datenquellen. Dabei stützt sich ein sogenanntes Large Language Model auf Dokumente und liefert die entsprechenden Antworten.

Einen weiteren Vorteil für die Kunden der neuen OneGov GEVER-­Solution bietet die nahtlose Integration des digitalen Sitzungsmanagements „Boards on Fabasoft PROCECO“. Das Produkt wurde ebenfalls von Fabasoft 4teamwork entwickelt und im August 2023 gelauncht. „Boards“, wie das Tool kurz genannt wird, dient der effizienten und sicheren Planung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen. Wurde etwa in einem Management-Meeting ein wichtiger Entschluss gefasst, kann dieser über Boards automatisch und sicher mit den relevanten Personen geteilt und nachverfolgt werden, erklärt Habegger. Dabei werden sämtliche Compliance-Vorschriften eingehalten. „Sitzungsmanagement ist eine wichtige und zeitintensive Komponente im täglichen Arbeiten der Verwaltung“, so Habegger, weshalb Boards ebenfalls mit KI-Funktionalitäten ange­reichert werden soll.

Habegger legt seit jeher großen Wert darauf, die Wünsche und Bedürfnisse seiner Kunden zu erfüllen. „Wir haben über die Jahre eine enge Beziehung zu unseren Kunden aufgebaut“, so Habegger. „Mit unseren Bestandskunden haben wir schon immer über mögliche Erweiterungen von OneGov GEVER gesprochen. Diesen Modus der Co-Creation wollen wir auch für die neue Generation der Software umsetzen.“

Dabei ist klar, dass Fabasoft als strategischer Partner auch in den Diskurs eingebunden wird. „Die Zusammenarbeit mit Fabasoft ermöglicht es uns, neue und bessere Produkte schnell auf den Markt zu bringen“, so Habegger. Mit Boards haben die beiden Unternehmen bereits vergangenes Jahr einen erfolgreichen Produktlaunch vollzogen. Habegger: „Jetzt wollen wir das auch mit der neuen Generation von OneGov GEVER schaffen.“

Pascal Habegger studierte Informatik in Bern und promovierte in ebendiesem Fach. 2003 war er Mitbegründer von 4teamwork. 2022 erwarb Fabasoft einen Mehrheitsanteil an Habeggers Unternehmen, welches in Fabasoft 4teamwork AG umbenannt wurde.

Foto: Fabasoft 4teamwork